Нарахування ЄСВ на заробітну плату: що це за платіж і хто його платить
Нарахування ЄСВ на заробітну плату — це щомісячне утримання єдиного соціального внеску з доходу працівника, яке роботодавець перераховує до податкової служби. Гроші йдуть до Пенсійного фонду та фондів соціального страхування, а звідти — на майбутні пенсії, лікарняні, декретні та страхові виплати. Помилка в розрахунку б’є по гаманцю одразу: або працівник отримає на руки менше, ніж обіцяв роботодавець, або підприємство отримає штраф під час перевірки.
Бухгалтер підприємства з Києва Олена, яка веде облік у невеликому видавництві, якось поскаржилась, що її колега помилився на 0,5% і за місяць різниця склала 1700 грн. Люди одразу відчули це на власних картках. Тому питання не в абстрактній теорії, а в точній арифметиці на конкретних цифрах.
Зараз нарахування ЄСВ регулюється розділом VIII Податкового кодексу України та профільним законом про єдиний соціальний внесок. Базова ставка для більшості найманих працівників становить 22% від нарахованої заробітної плати. Додатково утримується військовий збір 5%, а податок на доходи фізичних осіб — 18%. Усі три платежі пов’язані між собою і впливають на кінцеву суму «на руки».
Хто платить ЄСВ і з яких виплат
ЄСВ нараховує роботодавець — юридична особа або фізична особа-підприємець, яка має найманих працівників. Платниками також є ФОП, якщо вони мають найманий персонал. Самозайняті підприємці сплачують внески за себе окремо, за іншими правилами.
База для нарахування — це фактична нарахована заробітна плата, премії, надбавки, відпускні та лікарняні (за винятком окремих випадків, визначених кодексом). До 2016 року існувало поняття «заробітна плата для ЄСВ» з верхньою межею, зараз такої межі немає: внесок рахується з усієї суми доходу, нарахованого працівникові за місяць.
Ось основні категорії виплат, з яких нараховується ЄСВ:
- оклад та посадовий оклад;
- премії та бонуси за підсумками місяця, кварталу, року;
- надбавки за стаж, складність, ненормований робочий день;
- відпускні, компенсація невикористаної відпустки;
- лікарняні та декретні, нараховані за рахунок роботодавця.
Не нараховується ЄСВ на матеріальну допомогу разового характеру, виплати при виході на пенсію у межах встановленого розміру, а також на окремі види компенсацій, передбачені статтею 165 ПКУ.
Чинна ставка ЄСВ у 2026–2026 роках
Для більшості найманих працівників ставка ЄСВ становить 22% від нарахованої заробітної плати. Це ставка, яку роботодавець нараховує «зверху» на зарплату і сплачує з власних коштів, не утримуючи з працівника. Водночас утримання ПДФО (18%) та військового збору (5%) роботодавець проводить за рахунок самого працівника.
Для окремих категорій платників діють знижені ставки. Це підприємства та ФОП, які працюють за спрощеною системою оподаткування, — для них ставка ЄСВ становить 22% (на загальних підставах) або мінімальний внесок, якщо дохід менший за мінімальну зарплату. Для осіб з інвалідністю, працівників підприємств громадських організацій інвалідів та деяких інших категорій передбачені ставки 8,41% та 5,3% — їхній перелік міститься у статті 8 закону про ЄСВ.
| Категорія платника | Ставка ЄСВ | Хто сплачує |
|---|---|---|
| Наймані працівники на загальній системі | 22% | роботодавець |
| Працівники підприємств ГО інвалідів | 5,3% | роботодавець |
| Працівники з інвалідністю | 8,41% | роботодавець |
| ФОП-роботодавець за найманих працівників | 22% | ФОП |
| ФОП за себе (якщо є дохід) | 22% від чистого доходу, але не менше мінімального внеску | ФОП |
Розмір мінімального страхового внеску щомісяця визначається як 22% від мінімальної заробітної плати. У 2026 році мінімальна зарплата в Україні становить 8000 грн на місяць, відповідно мінімальний ЄСВ — 1760 грн. Цю суму ФОП або особа, яка працює за цивільно-правовим договором, сплачує незалежно від того, чи є у них дохід за місяць.
Як розрахувати нарахування ЄСВ на заробітну плату: покроковий приклад
Щоб не плутатись у трьох паралельних утриманнях, найзручніше рахувати все послідовно. Візьмемо конкретну цифру: оклад працівника — 25 000 грн на місяць. Інших нарахувань у цьому місяці не було.
Крок 1. Рахуємо базу для ЄСВ і ПДФО. База збігається з нарахованою зарплатою — 25 000 грн.
Крок 2. Нарахування ЄСВ на заробітну плату. Ставка 22%, тобто 25 000 × 0,22 = 5500 грн. Цю суму роботодавець платить «зверху» з власного фонду оплати праці.
Крок 3. Утримання ПДФО. 18% від 25 000 = 4500 грн. ПДФО утримується з працівника, але зменшується на суму нарахованого ЄСВ, якщо це передбачено для конкретної категорії. Для найманих працівників на загальній системі податкова соціальна пільга може зменшити базу, але у нашому прикладі оклад вищий за максимальний поріг для пільги, тож ПДФО — 4500 грн.
Крок 4. Утримання військового збору. 5% від 25 000 = 1250 грн.
Крок 5. Зарплата «на руки». 25 000 − 4500 − 1250 = 19 250 грн.
Крок 6. Загальна вартість працівника для роботодавця. 25 000 + 5500 = 30 500 грн.
Ці цифри добре ілюструють, чому в Україні часто вживають термін «коефіцієнт навантаження на фонд оплати праці». Він приблизно дорівнює 1,22 для загальної системи: кожна гривня «чистої» зарплати обходиться роботодавцю у 1,22 грн.
| Показник | Сума, грн | Коментар |
|---|---|---|
| Нарахована зарплата | 25 000 | база для всіх утримань |
| ЄСВ (22%) | 5 500 | сплачує роботодавець |
| ПДФО (18%) | 4 500 | утримується з працівника |
| Військовий збір (5%) | 1 250 | утримується з працівника |
| На руки працівнику | 19 250 | чиста зарплата |
| Загальні витрати роботодавця | 30 500 | зарплата + ЄСВ |
Якщо працівник має право на податкову соціальну пільгу, базу ПДФО зменшують на 1342 грн у 2026 році (розмір пільги прив’язано до прожиткового мінімуму). Для працівників з дітьми діє «дитяча» пільга — 1342 грн на кожну дитину до 18 років. У цих випадках сума «на руки» збільшується на відповідну суму податку.
Нарахування ЄСВ на лікарняні, відпускні та премії
Не всі виплати проходять за однаковими правилами. Лікарняні та декретні, які оплачує Фонд соціального страхування, не є базою для нарахування ЄСВ з боку роботодавця — їх оподатковують ПДФО та військовим збором, але ЄСВ на них не нараховується, бо внесок за цей період сплачує сам фонд. Якщо ж лікарняні оплачує роботодавець за перші п’ять днів за рахунок підприємства, то на цю суму ЄСВ нараховується на загальних підставах.
Відпускні розраховуються як середній заробіток і входять до фонду оподаткування повністю. На них поширюються ті самі 22% ЄСВ, 18% ПДФО та 5% військового збору. Премії, незалежно від періодичності, також включаються до бази в повному обсязі: чи це щомісячна премія, чи бонус за підсумками року.
Ось короткий чек-лист, який допомагає не пропустити нарахування:
- оклад, посадовий оклад, тарифна ставка — базова;
- премії, бонуси, надбавки, доплати — повна база;
- відпускні та компенсація відпустки — повна база;
- лікарняні за рахунок підприємства (перші 5 днів) — повна база;
- лікарняні та декретні за рахунок ФСС — без ЄСВ;
- разова матеріальна допомога у встановлених межах — без ЄСВ.
Звітність і строки сплати ЄСВ
Звітним періодом для ЄСВ є календарний місяць. Роботодавець подає податковому органу додаток 1 до податкового розрахунку (ф. 1ДФ у минулому, нині об’єднаний звіт з ПДФО та ЄСВ) та додаток 4ДФ за минулий квартал. Крім того, до Пенсійного фонду щомісяця подається персоніфікована звітність — форма, яка містить дані про кожного працівника, його стаж та нараховані внески.
Строк сплати ЄСВ — протягом 20 календарних днів після закінчення звітного місяця. Наприклад, за липень 2026 року роботодавець має перерахувати внески до 20 серпня 2026 року включно. Якщо останній день припадає на вихідний, строк переноситься на наступний робочий день.
За порушення строків передбачені штрафи. Несвоєчасна сплата тягне за собою пеню у розмірі 0,1% від суми недоїмки за кожен день прострочення. Неподання звітності або помилки у персональних даних працівників караються штрафами від 340 до 1020 грн за кожне порушення, а за несплату внесків протягом двох і більше звітних періодів — кримінальна відповідальність за статтею 212 Кримінального кодексу України. Це не формальність: судова практика показує, що реальні строки по таких справах сягають 3–5 років реального позбавлення волі.
Поширені помилки при нарахуванні ЄСВ
Перша і найчастіша помилка — неправильне визначення бази. Бухгалтери іноді забувають включити премію за минулий місяць, нараховану в поточному, або ж не враховують індексацію. Це знижує базу і тягне за собою донарахування під час перевірки.
Друга помилка — застосування неправильної ставки. Для працівників з інвалідністю, працівників підприємств ГО інвалідів та IT-компаній, які мають право на пільгову ставку ЄСВ у 5% (за окремими умовами до 2023 року, наразі — у межах чинного правового режиму), бухгалтери часто застосовують стандартні 22%, або навпаки. Різниця в декілька відсотків за рік набирає значних сум.
Третя помилка — ігнорування мінімального страхового внеску. Якщо працівник відпрацював неповний місяць або перебував у відпустці без збереження зарплати, нарахована сума може бути меншою за мінімальну зарплату. У такому випадку роботодавець зобов’язаний додати різницю до мінімального внеску, інакше у працівника «не зарахується» повний страховий стаж.
Четверта — плутанина між датою нарахування та датою виплати. Для ЄСВ критично важлива саме дата нарахування, а не виплати. Якщо зарплату за грудень виплачено 5 січня, ЄСВ за грудень все одно має бути сплачений до 20 січня. Це регулярно спричиняє штрафи у січні.
Міжнародний контекст: як нарахування ЄСВ працює в інших країнах
Єдиний соціальний внесок в Україні за своєю суттю є аналогом соціальних страхових внесків у ЄС та США. У Німеччині загальна ставка внесків на соціальне страхування становить близько 40% від брутто-зарплати, але розподілена між працівником і роботодавцем майже порівну. У Польщі внески становлять близько 36%, у Великій Британії — близько 25%, у США — федеральний податок FICA на рівні 15,3% (7,65% з працівника, 7,65% з роботодавця), плюс штатні внески з безробіття.
Українська модель вирізняється тим, що практично весь тягар ЄСВ (22%) несе роботодавець, тоді як працівник сплачує лише ПДФО та військовий збір. Це робить українську зарплату «нетто» відносно привабливою для працівника, але збільшує вартість робочого місця для бізнесу. Водночас розподіл соціальних внесків у країнах ЄС дозволяє чіткіше прив’язати страхові права працівника до його внесків — те, що Україна поступово запроваджує через систему персоніфікованої звітності до Пенсійного фонду.
Євроінтеграційні зобов’язання України передбачають гармонізацію соціального страхування з нормами ЄС. Це означає поступовий перехід до розподілених ставок і розширення страхового покриття. Наразі вітчизняна система зберігає перехідну модель, але підходи до адміністрування вже суттєво наближені до європейських.
Як автоматизувати нарахування ЄСВ
Для підприємств з чисельністю до 50 працівників найзручніше використовувати хмарні бухгалтерські сервіси: M.E.Doc, Sonata, 1С:ЗУП, Bookkeeper, «Підприємець 4». Усі вони дозволяють вести облік зарплати, автоматично розраховувати ЄСВ, ПДФО та військовий збір, формувати звіти та вивантажувати їх у форматі для податкової.
Для великих компаній зазвичай використовують ERP-системи (SAP, BAS, 1С:ERP) із вбудованим модулем розрахунку зарплати. Головне — регулярно оновлювати класифікатори ставок, оскільки законодавство змінюється щороку. Після будь-яких змін у ПКУ розробники випускають оновлення, без яких розрахунки будуть некоректними.
Якщо автоматизації немає, корисно щоразу перевіряти результати вручну. Найпростіший спосіб — калькулятор на сайті ДПС або ж перевірка за формулою: нарахована зарплата × ставка. Для ставки 22% просто помножте на 0,22, для 5,3% — на 0,053. Це дає змогу за лічені секунди переконатися, що в обліку немає арифметичної помилки.
Нарахування ЄСВ у ФОПів, які мають найманих працівників
ФОП-роботодавець нараховує і сплачує ЄСВ за найманих працівників на тих самих підставах, що й юридичні особи, — 22% від нарахованої зарплати. Крім того, ФОП зобов’язаний сплачувати ЄСВ за себе у розмірі не менше мінімального внеску (1760 грн у 2026 році) незалежно від наявності доходу, та 22% від суми чистого доходу понад мінімальну зарплату.
Для спрощенців 1-ї та 2-ї груп ЄСВ за себе становить 22% від мінімальної зарплати, навіть якщо фактичний дохід менший. Для 3-ї групи — 22% від чистого доходу, але не менше мінімального внеску. У разі відсутності доходу протягом місяця ФОП все одно зобов’язаний сплатити мінімальний внесок, інакше страховий стаж не зарахується.
Якщо ФОП одночасно має дохід як підприємець і як найманий працівник, ЄСВ за найману працю сплачує роботодавець, а ФОП додатково сплачує мінімальний внесок за себе. Це регулярно стає джерелом подвійних нарахувань і плутанини в звітності, тож тут варто радитись з бухгалтером.
Нарахування ЄСВ за цивільно-правовими договорами
Якщо підприємець уклав цивільно-правовий договір (ЦПД) з фізичною особою — наприклад, на разові послуги з перекладу, ремонту чи консультування — ЄСВ нараховується на суму винагороди за ставкою 22%, якщо інше не передбачено законом. З 2021 року діє норма, за якою на винагороду за ЦПД також поширюється нарахування ЄСВ у повному обсязі, крім випадків, коли виконавець — ФОП на спрощеній системі, який сам сплачує внески за себе.
Виплати за ЦПД оподатковуються ПДФО (18%) та військовим збором (5%). На відміну від трудового договору, тут не йде мова про відпускні, лікарняні чи скорочений робочий день — тільки про оплату конкретного результату. Але обов’язок нарахувати ЄСВ існує, і за несплату нарахування підприємець несе ту саму відповідальність, що й роботодавець.
Зверніть увагу: якщо договір підряду фактично маскує трудові відносини (фіксований графік, робоче місце, постійне підпорядкування), податкова під час перевірки може перекваліфікувати ЦПД у трудовий договір. Це тягне донарахування ЄСВ, штрафи та пеню. Судова практика останніх років досить однозначна: якщо людина працює системно — це трудові відносини.
Списання безнадійної заборгованості зі сплати ЄСВ
Не завжди заборгованість з ЄСВ можна стягнути. За законом, безнадійною визнається заборгованість фізичної особи, яка померла, визнана безвісно відсутньою або оголошена померлою; заборгованість ФОП, ліквідованого за рішенням суду; заборгованість підприємств, майна яких недостатньо для її покриття. Також списуються суми, за якими минув строк позовної давності — 1095 днів із дня виникнення боргу.
Для підприємств, які перебувають у процедурі банкрутства, борг з ЄСВ включається до реєстру вимог кредиторів і погашається в порядку черговості, передбаченому Кодексом з банкрутства. На практиці це означає, що працівники підприємства-банкрута ризикують не дочекатися зарахування страхового стажу за певні періоди, навіть якщо внески були формально нараховані.
Якщо борг виник через помилку бухгалтера, підприємство може оскаржити податкове повідомлення-рішення в адміністративному або судовому порядку. Строк оскарження — 1095 днів. За цей час варто зібрати первинні документи, провести зустрічну звірку та за потреби замовити експертизу підпису на платіжних дорученнях.
Що зміниться в найближчі роки
Уряд неодноразово анонсував можливе зниження ставки ЄСВ для стимулювання працевлаштування. Поки що чинна ставка 22% залишається стабільною, але в рамках програм відновлення після війни обговорюються пільгові ставки для нових робочих місць у постраждалих регіонах та для працівників, які повертаються з-за кордону.
Європейська інтеграція тягне за собою поступове наближення до моделі, де працівник і роботодавець ділять тягар соціальних внесків. Це дозволить знизити навантаження на фонд оплати праці, але збільшить суму утримань із самої зарплати. Для мільйонів українців, які звикли бачити в розрахунковому листі «на руки» близько 75–80% від нарахованого, це буде відчутна зміна.
Також триває цифровізація звітності. До 2027 року планується повний перехід на єдиний соціальний кабінет застрахованої особи, де кожен працівник зможе побачити свій страховий стаж, нараховані та сплачені внески в режимі реального часу. Це знизить кількість помилок у персоніфікованих даних і дозволить виявляти несплати значно швидше.
Часті запитання (FAQ)
Чи можна зменшити нарахування ЄСВ на заробітну плату за рахунок матеріальної допомоги?
Так, якщо матеріальна допомога має разовий характер і не перевищує встановлених меж (наприклад, допомога на поховання, допомога при народженні дитини у межах прожиткового мінімуму). Регулярна матеріальна допомога, навіть невелика, включається до бази нарахування ЄСВ у повному обсязі.
Як нарахувати ЄСВ, якщо працівник відпрацював лише половину місяця?
Нарахування ЄСВ проводиться з фактично нарахованої зарплати за відпрацьований час. Якщо сума виявилась меншою за мінімальну зарплату, роботодавець зобов’язаний додати різницю до мінімального страхового внеску, щоб у працівника зарахувався повний місяць стажу.
Чи нараховується ЄСВ на лікарняні за рахунок Фонду соціального страхування?
Ні. Лікарняні та декретні, які виплачує ФСС, не є базою для нарахування ЄСВ. На ці суми нараховується лише ПДФО та військовий збір. Перші п’ять днів лікарняного, які оплачує роботодавець, оподатковуються ЄСВ на загальних підставах.
Чи потрібно нараховувати ЄСВ на винагороду за договором ЦПД з ФОП?
Якщо виконавець — ФОП на спрощеній системі, який сплачує ЄСВ за себе, нарахування на винагороду не проводиться. Якщо ж виконавець — фізична особа без статусу підприємця, ЄСВ нараховується у розмірі 22% від суми винагороди.
Який строк сплати ЄСВ, якщо зарплату виплачено 5 числа наступного місяця?
Строк сплати ЄСВ не залежить від дати виплати зарплати, а рахується від дати нарахування. Утримання за грудень має бути сплачене до 20 січня незалежно від того, коли саме працівник отримав гроші.
Чи можна сплатити ЄСВ заздалегідь, до закінчення місяця?
Так, законодавство не забороняє дострокову сплату. Це навіть рекомендується для уникнення ризику прострочення. Головне — щоб у призначенні платежу був правильно вказаний звітний період, за який проводиться сплата.
Як нарахувати ЄСВ на зарплату працівника-іноземця?
Нарахування ЄСВ на заробітну плату іноземця проводиться на загальних підставах, якщо він має дозвіл на роботу або є громадянином країни, з якою Україна має відповідну угоду. Ставка — 22%, якщо інше не передбачено міжнародним договором. ПДФО для нерезидентів може становити 18% або іншу ставку залежно від статусу.
Що буде, якщо помилково нарахувати ЄСВ за ставкою 5,3% замість 22%?
Податкова під час перевірки донарахує різницю, застосує штраф у розмірі 25% від суми недоплати (або 50% за повторне порушення) та пеню за кожен день прострочення. Щоб уникнути цього, перед застосуванням пільгової ставки варто перевірити наявність відповідних документів: посвідчення інвалідності, статут підприємства ГО інвалідів тощо.
Нарахування ЄСВ на заробітну плату залишається одним із найважливіших елементів роботи бухгалтера та кадровика. Помилка у ставці чи базі обходиться підприємству у десятки тисяч гривень штрафів і може вплинути на пенсійне забезпечення працівника. Перед поданням звітності корисно перерахувати все вручну, звірити суми з банківськими виписками та переконатися, що кожен працівник бачить свої нарахування в електронному кабінеті. Це проста звичка, яка заощаджує години на пояснення під час перевірок.
Залишити відповідь